Как GTD может спасти в стрессовой ситуации

Прошла осень и уже даже пол-зимы.

За это время случилось много событий, хороших и печальных.

Здесь все это время от меня была тишина. Предыдущая запись косвенно объясняет то трагическое событие, по причине которого я так надолго выпала из эфира.

О положительных событиях я расскажу в следующей записи (она появится уже на днях).

А сейчас здесь я хочу поделиться тем, что же помогло мне в такой морально и физически тяжелой ситуации все же выполнять свои обязанности перед заказчиками, семьей, работодателями и др.

В своем выступлении на конференции SPM’12 я рассказывала о личном опыте внедрения системы Дэвида Аллена – GTD. Я пользуюсь этой системой уже более 2-х лет, сумела выстроить ее так, что я ей полностью доверяю и она меня никогда не подводила. И именно эта уже полностью включенная в мозг система и спасла меня (мою репутацию) в эту осень и часть зимы. Система дает возможность снять ненужный, лишний стресс, связанный с невозможностью запомнить большое количество задач, которые надо выполнить, поручений на контроле, ожиданий и т.п.

Я хочу поделиться с вами основными моментами, на которых она построена.

1. Регулярное «освобождение мозга» от всех мыслей, идей и задач, которые в него поступают (или в нем рождаются) в течение дня. Это нужно делать ежедневно, минимум один раз в день (а лучше два).
2. Внесение задачи/идеи в систему сразу же, как только она появилась и есть понимание, что вот прямо сейчас ты ее выполнить не можешь/не хочешь/не будешь.
3. Внесение в систему сразу же всех поручений, которые были даны кому-либо, информации о каких-либо ожиданиях (как только появилась договоренность о том, что ждешь от кого-либо что-либо)
4. Построение системы таким образом, что все задачи, которые должны быть в фокусе, сами, автоматически, в нужный момент появляются в списке «Фокус» (да-да, я не переношу их туда руками!).
5. Отсутствие системы приоритетов. Приоритет есть только один – первый. И его может иметь только одна задача в данный момент (есть исключения, но о них я расскажу отдельно)
6. Отсутствие ожидаемой даты выполнения у тех задач, для которых нет жестко заданного дня, когда она должна быть выполнена.
7. Ежедневный регламент по анализу сделанного за день и продумывания следующих шагов на основе уже выполненных задач (если конечно следующие шаги требуются)
8. Еженедельный (раз в неделю) регламент по анализу выполненного за неделю, просмотру всех списков проектов, определению следующих шагов, выгрузке из головы всего, что там накопилось за неделю.

И еще много других, более мелких подходов/приемов, которые сделали меня уверенной в том, что я не забуду нужное и не подведу коллег и себя.

Система построена на «корове» - RememberTheMilk -  и Evernote.

Корпоративный Outlook естественно тоже используется, но только для задач, которые прилетели в письмах. Об особенностях использования корпоративной почты в системе я также расскажу позднее, если вам это будет интересно.

Ну как? Заинтриговала? Хочется узнать больше об этих принципах, об их применении, о других аспектах системы, а также о корове с эвернотом?

Расскажу обязательно. В корове задача уже стоит. И она в списке «Фокус»… а я не люблю когда задачи долго висят в фокусе 😉