Секреты Getting Things Done. Часть 4. Справочные материалы и Evernote

Первая часть здесь

Вторая часть здесь

Третья часть здесь

Данная тема уже уводит от RememberTheMilk.

В этот раз хочу рассказать о том, как я работаю со справочными материалами.

Что такое справочные материалы? Все что вам хочется запомнить/иметь под рукой, но что не является делом/задачей/идеей. То, что вообще не связано с каким-либо действием.

Условно все справочные материалы можно разделить на три категории:

• Бумажные документы
• Электронные документы (здесь документы – это файлы любого формата, а не только Word)
• Ссылки, статьи в сети и т.п.

1. Бумажные документы.

Ремарка для мужчин. Если на вопрос «А ты знаешь, где лежат документы на твою квартиру?» у вас ответ «жена знает», то можете пропустить эту часть. Если конечно вы на 100% уверены, что у вас никогда не возникнет (три раза тьфу) ситуации, когда документы понадобятся, а жена не сможет вам в этом помочь.

Итак. Что делать с бумажками всякими, которые копятся в тумбочках, на полках, в ящиках стола, причем как на работе, так и дома?

Начнем с дома (на работе сделаете аналогично). Для приведения всех своих бумажек в порядок вам понадобится:

• Целый день (если повезет – полдня)
• Несколько (от 3-х и больше) папок с кольцами, типа таких .  Они бывают на 2-х кольцах и на 4-х. Рекомендую брать на 4-х. Толщина тоже бывает разная, сначала купите пару самых толстых и одну потоньше. Потом разберетесь сколько и каких еще вам понадобится
• Большая упаковка файл-конвертов (а то и две упаковки) типа таких.  Толщину берите хотя бы 50 мкм. Меньше уже очень тонкие и с ними неудобно работать.
• Этикетки самоклеящиеся типа таких.  Они бывают разных размеров, подберите какой вам удобнее
• Цветные фломастеры или маркеры для подписывания (не самые толстые, но и не тонкие)
• Мешок для мусора
• Терпение
• ТЕРПЕНИЕ
• Жена/муж

После того, как вы все подготовили и уговорили себя (уговаривать придется) вы начинаете с того, что выгребаете все бумаги из всех тумбочек, шкафов, ящиков и т.п. в одну кучу. Тут будут и всякие документы личные (аттестаты, сертификаты, грамоты, медицинские обследования и туча другой дребедени), на квартиру/дом/гараж, на детей, связанные с пенсионным фондом, налоговой, машиной. Также тут окажутся всякие гарантийки, инструкции по пользованию техникой, записки/заметки на бумажках, визитки, старые записные книжки, рецепты, рекламные буклеты… Думаю список вы продолжите сами

Наша цель – обработать всю эту кучу так, чтобы в дальнейшем все нужные документы были у вас под рукой, отсортированные так, чтобы вам на поиски понадобилась максимум 1 минута, сложенные в определенном порядке и в определенной логике (логика должна быть ваша, ниже примеры моей логики).

Итак, моя логика распределения документов по папкам (когда я сортировала) была следующая (привожу список папок):

1. Документы на дом/квартиру
2. Коммунальные платежи
3. Мои документы
4. Документы родителей
5. Документы дочки
6. Гарантийки/инструкции и прочее

Иногда у меня появляются отдельные папки небольшой толщины, когда мне нужно держать в одном месте документы по одной теме и иметь возможность взять эту папку с собой. Пример – оформление наследства. Все что нужно было собрано в одну папку, и я везде таскала ее с собой. И это мне очень помогло, потому что далеко не в одной организации просили предъявить тот или иной документ и они были у меня с собой только потому, что я целиком папку взяла.

Когда вы определили (хотя бы предварительно) какие папки у вас будут, начинайте сортировать всю свою кучу документов.

Сортируем так же, как когда то сортировали задачи, выгруженные из головы.

Берем документ сверху кучи
Определяем – это мусор или нет? Если мусор – кидаем в мусорный мешок
Если это не мусор, то кладем в прозрачный файл-конверт, наклеиваем на файл-конверт наклейку и надписываем на наклейке нужные нам маркеры, чтобы потом быстро найти этот документ. Примеры маркеров в папке «Мои документы»:

1. Банк. <название банка>. Карточный счет
2. Банк. <название банка>. Интернет-банкинг
3. Медицина. Глаза

При этом каждое слово на своей строчке (Банк - на одной строчке, <название банка> и тип документа - на других). Первое слово, задающее логическую группу (Банк или Медицина) – одним цветом, далее другой цвет. Если подобный документ уже был, вы просто добавляете эту очередную бумажку в уже существующий и подписанный файл-конверт.

Файл конверт определяете в соответствующую папку в алфавитном порядке.

Повторяете, пока документы не кончатся.

Вот как это в результате выглядит у меня (не все папки надписаны, потому что я по цветам знаю где что лежит)

 

И вот как выглядят надписанные наклейки

Возможно у кого-нибудь возникнет вопрос «А зачем в списке того, что понадобится указаны жена/муж». Они нужны для того, чтобы задавать им вопросы вида «а тебе нужна эта бумажка?». Ведь не про все бумажки вы сможете самостоятельно дать однозначный ответ на вопрос «это мусор или нет».

В дальнейшем нужно не забывать поддерживать эту свою систему в порядке. Появились новые документы – вносите сразу их в эту систему. Это удобно делать на еженедельном регламенте (см.часть 3).

2. Электронные документы.

Как привести в порядок электронные документы, думаю вы сами знаете.

У каждого свои методы/инструменты. Кто- то использует облака (дропбокс, яндекс, гуглодоки и пр), кто-то нужные/полезные архивы пишет на внешние диски, копии на двд и другие электронные носители.

Тут уж действуйте как вам удобно и привычно. Рецептов давать не буду.

3. Ссылки, статьи в сети и т.п.

Третья категория справочного материала, это все, с чем мы обычно работаем в браузере. И вот тут палочкой-выручалочкой является Evernote (он же «слон» из за своего логотипа) - http://evernote.com/intl/ru/.

Я его начала использовать одновременно с RTM, но выстроила в нем систему и приучила себя им пользоваться ой как не сразу.

Итак, Слоник, как и корова, имеет веб-приложение, а также может быть установлен на ведроид, иОс, вин-десктоп, вин8, мак…

Внешний вид веб-морды вот такой

1. Блокноты.
2. Подключаемые блокноты
3. Метки
4. Поле для поиска
5. Список заметок с учетом параметров поиска
6. Выбранная заметка

Блокноты – это объединение заметок в один блокнот. Блокнот можно расшарить на весь мир или на конкретных пользователей, что удобно для коллективной работы (ага, там еще и коллективная работа возможна). Одна заметка может принадлежать только одному блокноту. Сделать вложенную (древовидную) структуру блокнотов невозможно, точнее есть только один уровень вложенности - объединение блокнотов в наборы. И это очень неудобно, поэтому на помощь приходят…

Метки. Метки можно организовывать в древовидную структуру. При этом одна заметка может принадлежать многим меткам. Что также позволяет очень удобно управлять своим справочным материалом.

Все свои справочные материалы, идеи, памятные списки, результаты поиска каких-либо материалов и т.п. – все это можно хранить в одном месте и иметь к этому доступ откуда угодно.

Инструмент позволяет также осуществлять контекстный поиск в том числе, и в сохраненных в него документах PDF, офисных и т.п. Есть возможность голосового ввода заметок (сохраняется как аудио-файл), возможность ввода заметок голосом с одновременным распознаванием (сохраняется текст + исходный аудио-файл) и туча других полезных функций.

Платный премиум аккаунт ($45 в год) дает дополнительные возможности, одна из них – это работа с блокнотами в оффлайне. Полный список печенек на премиум аккаунте тут - http://evernote.com/intl/ru/premium/

Еще одна полезная примочка – веб-клиппер

Веб-клиппер – это расширение к браузеру, которое дает возможность прямо из браузера сохранять нужный вам материал непосредственно в Эвернот.

Если вы, например, ищите что-то в сети и хотите сохранить результаты на будущее (например, на картинке выше с моего Эвернота можно увидеть, что я искала где купить в Санкт-Петербурге будку для собаки и где купить с подключением антенну триколор-тв), вы просто нажимаете на иконку слоника и у вас появляется окошко для выбора параметров сохранения. Вы можете сохранить URL, целиком статью, выделенный фрагмент. При этом слоник попытается подобрать вам подходящую метку и подходящий список, из имеющихся у вас. Но вы можете их поменять.

Думаю хватит этого краткого обзора возможностей Эвернот (они на порядок шире, чем я описала).

Перейду к тому, как я его использую.

Внесение заметок (в блокнот Входящие)

• Внесение статей и других полезных на текущий момент материалов из сети с использованием веб-клиппера
• Запись возникших идей с любого устройства, находящегося под рукой. Например, когда уже почти засыпаешь, приходит умная мысля (знакомая картина?) – я протягиваю руку к телефону, два клика и вот я уже наговариваю голосовую заметку.
• Формирование памятных списков. Пример – список того, что обычно беру с собой в командировку/поездку на конференцию.
• Короткие заметки на недолгое время (после использования удаляются). Пример – параметры гостиницы куда приеду, информация о билетах на поезд и т.п.
• Заметки на память для регулярного использования. Например – номер договора с провайдером для пополнения счета, номер телефона планшета, модель принтера (вечно забываю какой картридж к нему надо) и т.п.
• Фото визиток. Эвернот потом распознает текст и позволяет искать в том числе и по распознанному тексту.
• Адреса/телефоны полезных организаций – магазины, поликлиники, ЖКХ и т.п.
• Если мне надо записать время работы организации, список что надо принести, вывешенный в этой организации и т.п. – я фотографирую и сразу вношу в эвернот. А значит это будет доступно не только на телефоне, которым я сфоткала, но и на любом устройстве.
• ….

Работа с заметками

• Еженедельный регламент – разгребание блокнота Входящие и сортировка заметок по меткам.
• Формирование задач в корову из эвернота (по мылу), если зафиксированная идея в итоге превращается в задачу или проект. Для этого я изменяю заголовок заметки к виду, который соответствует строке умного добавления (SmartAdd) коровы и отправляю заметку по электронной почте в корову. Адрес по которому нужно посылать вы можете найти в корове в разделе Настройки -> Информация.

Я использовала название «Прочитать заметку» + url на заметку. В результате в корову это упало в следующем виде:

Обратите внимание как сработало умное добавление. URL как ему и положено, лег в поле ссылки. И теперь когда я буду выполнять эту задачу, я просто ткну в url и прочитаю заметку. Аналогично можно использовать ссылку на саму заметку в Эверноте, если она (заметка) нужна как справочный материал к данной задаче. Каждая заметка в Эверноте имеет свой фиксированный урл. Он изменяется только если вы переносите заметку из одного блокнота в другой.

 

• Использование найденного при окончательном решении о покупке чего-либо (см.выше про будку для собаки). То есть просмотр подобранных вариантов, принятие решения на основе подобранной информации
• Использование памятных списков регулярно
• Чтение сохраненных статей на различные темы
• Еженедельный регламент

Об Эверноте и об его использовании говорить можно еще долго. Но для начала я думаю вполне хватит.

4. Что будет дальше.

Дальше будет последняя часть, в которой я сделаю краткий обзор еще одного инструмента для управления задачами - DoIt.im, и сравню RTM и DoIt.im.

 

До новых встреч. Пусть ваши дела будут в порядке!