Наконец дошли руки и голова написать третью часть описания моей системы GTD на базе RememberTheMilk.
Первая часть здесь
Вторая часть здесь
Тема этой части о том, как поддерживать систему, «регламенты», контексты, приоритеты и другие «бантики».
Во второй части я рассказала о том, как начать вести свои задачи в корове, как организовать списки. Этим был сделан первый шаг к порядку в голове и в делах.
После этого необходимо ежедневно делать над собой усилие в течение трех недель (как известно, выработка любой привычки занимает 21 повторение) и проводить обязательно ежедневный и еженедельный регламенты.
1. Ежедневный «регламент».
Ежедневный «регламент» - это то, что вы должны делать ежедневно, для того, чтобы ваша система продолжала работать. Звучит очень бюрократически, но на самом деле это элементарные действия. Я это проделываю два раза в день (именно как некую процедуру): утром, когда еду на работу (я езжу на метро) и вечером, когда еду с работы. И помогает мне тут телефон или планшет. Если народу много и я стою – то я работаю с телефоном (он меньше и его проще держать в руке), если я сижу – то мне удобнее с планшетом. Занимает это у меня максимум 10-15 минут.
Утром:
- выгружаю из головы то, что могло в ней всплыть за ночь – прохожу полностью алгоритм, изложенный в предыдущей части
- просматриваю календарь и список дел «Ближайшие действия» (Фокус), прокручиваю в голове свой день в зависимости от планов
- если при просмотре календаря или списка дел что-то еще вспоминается, то сразу же вношу в систему
Вечером:
- просматриваю список задач на сегодня и отмечаю выполненные (если не сделала этого сразу)
- просматриваю список выполненных задач за сегодня - «День сделано» (это умный список, который построен на запросе «completed:today»). Во время просмотра списка определяю надо ли сделать еще какие-либо задачи после выполненных. Например, вижу выполненную задачу «Направить заказчику ТЗ на рассмотрение». Понимаю, что неплохо бы самой себе поставить задачу-напоминалку о том, что в такой то день я ожидаю от заказчика фидбэк. И тут же вношу задачу «Жду ответ по ТЗ» с тэгами как минимум «имя проекта» и «.ожидание» и назначаю задаче дату, в которую я считаю необходимым напомнить заказчику о фидбэке (для ввода использую SmartAdd – см.ниже).
- прокручиваю в голове свой прошедший день, вспоминаю какие задачи за день всплыли, что нужно внести в систему – для этого есть отдельная методика, но о ней не в рамках рассказа об RTM
- просматриваю и провожу разбор/сортировку списка Входящие, того, что нападало туда за день
В течение дня:
- вношу – во входящие, или сразу используя сортировку/разбор (см.ниже) – все что всплывает. Делаю это по мере возможности. Ели не записала днем, значит с вероятностью 90% я внесу это вечером. Остается 10% вероятность что я забуду об этой задаче.
- вношу в календарь назначенные встречи
То, что я вношу в списки во время утреннего и вечернего регламента, обязательно проходит по алгоритму разбора, только делается быстрый проход. Под быстрым проходом я подразумеваю то, что этапы Сбора (выгрузки из головы) и Разбора/сортировки совмещены. Например, я утром просматривая список поняла, что надо бы дать поручение аналитику проекта помочь в подготовке отчета к завтрашнему статусу по проекту. Я не буду вносить эту задачу во Входящие, а потом снова проходить по списку входящих и сортировать задачи. Я внесу эту задачу, используя функцию SmartAdd и сразу укажу все нужные параметры этой задачи: название проекта, срок, важность и т.п.
Срок - указывается через спецсимвол ^. Вы можете выбрать из списка, а можете ввести конкретную дату, например ^7 июня
Список, куда поместить задачу – указывается через спецсимвол # (напоминаю, что списков у меня всего четыре, все остальное – это умные списки, построенные на тэгах и поисковых запросах). В выпадайке будет список списков (НЕ умных) и всех тэгов.
Тэги – также как и список указываются через спецсимвол #, причем вы повторяете цикл (# + выбор тэга) столько раз, сколько нужно тэгов указать. При этом если вы уже выбрали список шагом ранее, то списки более не будут показываться в выпадающем меню при вводе символа #
При необходимости вы можете добавить также приоритет, используя символ ! (про использование приоритетов я расскажу ниже)
После ввода всех параметров нажимаете Энтер и ваша задача добавляется в нужный список. Умные списки ее также отобразят в соответствии с тэгами
Полный список всех спецсимволов, используемых для SmartAdd можно найти нажав знак ? справа от поля ввода.
Полный хэлп по использованию умного добавления расположен тут
2. Еженедельный «регламент».
Еженедельный регламент я провожу обычно по выходным (суббота или воскресенье), но некоторые делают это в пятницу в первой половине дня.
Еженедельный регламент предназначен для:
- Просмотра списка Ближайшие действия (Фокус) с целью понять что же не успели сделать и что еще можно успеть сделать. Именно поэтому некоторые предпочитают делать еженедельный регламент в пятницу утром – еще можно успеть что-то проконтролировать, поручить, доделать и т.п.
- Выгрузки из головы с использованием списков того, что сделано за неделю (умный список на запросе «completedWithin:"1 week of today"»), и спусковых крючков
- Пересмотра проектов, решения по следующим шагам на проекте или принятие решение о том, что проект выполнен и архивации его (одно из самых приятных действий на еженедельном регламенте)
- Просмотра списка Может быть/Когда-нибудь с целью определить не дозрели ли идеи до претворения в жизнь или наоборот, протухли окончательно и их надо просто удалить
- Разбора всех входящих корзин (о них в следующей части).
Собственно перечисление целей вполне достаточно объясняет, что именно надо делать раз в неделю.
Занимает обычно эта процедура от 1 до 2 часов. Но если вы пропускали регламенты уже некоторое время, то это может опять как при старте занять и полдня и даже весь день (именно поэтому многие бросают – пару раз регламент не выполнил, и уже придется практически заново все выгружать).
3. Контексты.
Контексты - это объединения задач по признакам места, времени, человека с которыми они связаны и т.п. То есть дополнение, которое позволяет быстро увидеть все задачи, которые можно сделать прямо здесь (там где вы находитесь) и в тех условиях, в которых вы находитесь. Немного запутанно, но сейчас поясню на примерах контекстов, которые я использую (все названия контекстов – это, как вы уже наверное догадываетесь, тэги):
- @звонки – этот тэг ставится для задачи, которая должна быть выполнена путем звонка по телефону
- @письмо – это значит, что задача выполняется путем написания письма
- @покупки – думаю очевидно, этот тэг для задач типа «купить что либо»
- @пушкин – мой личный тэг, означающий что это дело я могу сделать только на своей родине (Пушкин - пригород Санкт-Петербурга)
- @Иванов – (фамилия Иванов - условная), это означает, что данная задача связана с конкретным человеком. Обычно я выделяю несколько таких тэгов для ключевых людей, с которыми очень часто связаны какие-либо задачи
Думаю, этих примеров уже достаточно для того, чтобы пояснить что такое контекст. Вы можете использовать свои контексты.
В целом контексты можно условно разделить на следующие категории:
- Контексты места. Дом, офис, офис клиента, магазин, родители, гараж, дача…
- Контексты видов действий. Звонок, письмо, платеж, покупка…
- Контексты связанные с людьми
- Контексты энергии
Последний контекст очень интересен. Сама я его не использую, но видела такое у одного человека. У нас бывает разный запас энергии/сил. Когда то мы полны сил и готовы взяться за самые сложные дела, а бывает так, что сидишь и тупишь. Но ведь это не значит, что даже на самом низком уровне энергии (мозговой) не надо ничего делать. В такой момент можно делать что-то, что не требует практически участия мозга, и обычно откладывается на потом, потому что жаль тратить время. Например, разобрать ящик стола, поточить карандаши, протереть наконец пыль на дальней полке. Полагаю по примерам понятно о чем идет речь.
Для контекстов типа «место» в корове есть возможность создать список мест в виде точек на карте (пункт меню «Места»).
И если вы для задачи укажете место и у вас на телефоне/планшете включен GPS, то когда вы будете рядом с этим местом, вам выскочит напоминалка о задачах, для которых есть привязка к этому месту. Очень удобно, если у вас есть несрочные задачи типа «когда буду там-то, заодно сделать еще что то». Чтобы указать место для задачи, нужно в боковых параметрах задачи выбрать пункт Место и начать вводить нужное место (из списка созданных)
Все остальные контексты (да и места тоже можно) указываются в виде тэгов. И чтобы потом по тэгу быстро вытащить все дела одного контекста, естественно нужно создать умные списки для этих контекстов, используя простейший поисковый запрос tag:<имя тэга контекста>
Не пытайтесь с одного раза выстроить свою структуру тэгов контекста. Пробуйте разные, смотрите какими пользуетесь, а какими нет. Экспериментируйте, подбирайте как будет удобнее именно для вас. Моя система контекстов выстраивалась около года. Да и сейчас все равно продолжает жить и иногда меняется.
4. Приоритеты.
Еще один важный момент в системе управления своими задачами – это управление приоритетами. Один из самых спорных моментов. Знаю поклонников сложных систем приоритезации, которые выстраивают сложную, многоуровневую структуру приоритетов и раскрашивают задачи во все цвета радуги (например, в MLO).
Я придерживаюсь другой (противоположной) точки зрения. Приведу известную цитату:
- Я извиняюсь, - заговорил ошеломленный этим внезапным нападением Андрей Фокич, - я не по этому делу, и осетрина здесь ни при чем.
- То есть как это ни при чем, если она испорчена!
- Осетрину прислали второй свежести, - сообщил буфетчик.
- Голубчик, это вздор!
- Чего вздор?
- Вторая свежесть - вот что вздор! Свежесть бывает только одна - первая, она же и последняя. А если осетрина второй свежести, то это означает, что она тухлая!
Из романа (гл. 18 «Неудачливые визитеры») «Мастер и Маргарита» (1940) Михаила Афанасьевича Булгакова (1891 —1940), слова буфетчика Андрея Фокича Сокова, который оправдывается перед Воландом, выговаривающим ему за испорченную осетрину, которую «иностранному магу» довелось попробовать в буфете
Уже догадались на что я намекаю? Угу. Приоритет, как и свежесть осетрины, по моему мнению, может быть только первым. Что нам важно видеть в списке? Какую задачу нужно взять прямо сейчас! И что именно вы возьмете «прямо сейчас» зависит зачастую не от приоритета задачи, а от того сколько у вас есть времени, где вы сейчас находитесь, какой у вас запас энергии и т.п. То есть (барабанная дробь..) от тех самых контекстов, о которых я рассказывала выше.
Если вы находитесь в офисе, через 15 минут у вас статус-совещание по проекту, то разве важно вам в этот момент, что надо проверить (вычитать) Техническое задание, прежде чем его отправлять заказчику и что это является срочным/важным (то есть первого приоритета) делом? Ведь прямо сейчас у вас все равно нет на это времени. А значит то, что оно будет вверху списка, выделено красным и жирным, никак не повлияет на то, что вы его НЕ возьмете делать прямо сейчас.
В корове есть всего три приоритета, проще их называть по цветам: красный, синий, голубой. Голубой приоритет я использую для обозначения задач типа «цель проекта» для проектов «может быть когда-нибудь». Синий приоритет для обозначения задач типа «цель проекта» для актуальных проектов. Красный приоритет использую для:
1) Повторяющихся задач, составляющих костяк дел дня/недели/месяца. То есть рутина
2) Действительно офигенски важных задач, которые должны маячить в списке наверху пока я их не сделаю. И вот таких задач у меня максимум одна на день!!
Вы можете выстроить свою систему приоритетов как вам удобно. Для этого можно использовать тэги (на тэгах и умных списках в корове можно сделать вообще все что угодно).
Подведем итоги.
Итак, в трех частях я рассказала вам
1) Как начать
2) Выстраивание системы списков
3) Сортировка/разбор
4) Как поддерживать свои списки
5) Работа с приоритетами и контекстами
6) Попутно рассказала о том, как работать с самой коровой
В целом этого достаточно, для того, чтобы начать внедрять систему в свою жизнь и развивать ее, подстраивать под себя.
Что будет дальше.
Будет еще две или три части.
В них я расскажу
1) А что делать со справочной информацией – бумажной и электронной
2) Как для п.1 использовать «Слона», то есть Evernote и сделать связку между коровой и слоном.
3) Сделаю краткий обзор и сравнение RTM и DoIt.im.
До новых встреч.