Моя «корова». Роман. Часть 2, очищаем мозг и сортируем выгруженное.

Долгожданное продолжение рассказа про мою систему управления задачами на RTM.

Первую часть можно почитать здесь

Основа управления своими задачами – это регулярная очистка мозга от всего, что в нем есть, внесение в систему всех возникающих дел, идей, мыслей, которые в дальнейшем будут обработаны и разложены по полочкам. Без этого систему не построить (и не важно «коровой» вы будете пользоваться или другим инструментом).

С чего же начать? Очищаем голову

Я рекомендую выделить 2-3 часа свободного времени, когда вас никто не будет отвлекать и заняться выгрузкой из головы, ежедневников, блокнотиков, клейких листочков и т.п. всего, что там накопилось.

Начать стОит с головы. Сядьте за комп, выключите телефон, почту, все отвлекающие вас факторы и начинайте вносить в корову все мысли, которые у вас крутятся в голове. Можете начать с рабочих дел: написать письма, ответить, проконтролировать…. Мысли будут цепляться одна за другую, будут всплывать новые. Фиксируйте все что есть. Не забудьте регулярные задачи – обновление планов, еженедельные отчеты, регулярные статус-совещания. Если вы на работе – оглянитесь вокруг, возможно вы давно собирались заказать себе доску, или прибрать рабочее место, заказать новый стул (этот уже сломанный)… Фиксируйте всё, не пропускайте ничего. Разбирать эту кучу будем потом. Личные/семейные дела, проблемы, вопросы тоже фиксируйте. Не забудьте про дни рождения, регулярные платежи (квартплата, интернет, телефон, кредит), регулярные дела.

Как это вносить в корову? Элементарно. Встаете на строке ввода. Вводите всплывшую в голове задачу или идею и жмете Enter. Вводите следующую, энтер… и так далее… Пока что «Умное добавление» разбирать не будем. К нему позже вернемся.

Для того, чтобы было проще выцеплять мысли, о чем еще забыли подумать, я приготовила небольшой майнд-мап. Он поможет вам сориентироваться. Скачать можно здесь - Спусковые крючки. Сами спусковые крючки (список) взят из книги Дэвида Аллена. Но на его основе вы можете создать свой, который в дальнейшем будет вам помогать.

Ну вот собрали все мысли в кучу и теперь нам надо разобрать их. Собственно вот тут мы и заложим основу системы.

К этому моменту у вас в списке Входящие будет от 50 до 300 задач. Если их меньше 50 – прогуляйтесь со смартфоном… Пока будете гулять будут всплывать мысли и вы их сразу вносите при помощи смартфона (вы ведь поставили себе на смартфон корову???). Я ни за что не поверю что у вас меньше 50 дел, идей и т.п. есть в голове. Обычно их гораздо больше.

Приступим к разбору.

Начинаем с самого верха. «Берем» задачку, внимательно смотрим на нее и пытаемся вспомнить что же мы хотели этим сказать 🙂 Да. Есть такая проблема. Поэтому стОит сразу же формулировать вашу идею/мысль/задачу так, чтобы вы и через неделю и через месяц поняли, что же вы имели ввиду. Итак – посмотрели и оцениваем по следующему алгоритму (потом вы его будете проделывать быстро, объединяя несколько шагов сразу, а пока – делаем пошагово, чтобы вникнуть).

Смотрим на нашу запись во Входящих и решаем что это такое.

1. Это мусор (полная фигня, никогда не буду этим заниматься, что эта мысль делала у меня в голове) – Удаляем не жалея
2.  Это мысль/идея/дело/проект, про которую я не знаю буду ли делать когда либо. Хочу чтобы оно вылежалось и я вернусь к этой мысли через месяц. – Присваиваем тэг «.мб» («может быть») и перемещаем драг-н-дропом в список «Когда-нибудь/может быть»
3. Это одношаговое дело (можно ли это выполнить за один присест. Например – позвонить маме, узнать как у нее дела).

3.1.Если это можно выполнить за 2 минуты прямо сейчас – ВЫПОЛНИТЕ! Выберите эту задачу (отметьте чек-бокс слева  от задачи) и  с чувством глубокого удовлетворения нажмите кнопку "Завершить" (она находится чуть выше поля для ввода задач.

3.2.Если это нельзя выполнить за 2 минуты и/или прямо сейчас, то необходимо проделать следующее:

Если это дело/задачу надо выполнить в конкретный день/время – то устанавливаем для этой задачи в корове дату (и время) исполнения. Хитрость. Если вам надо вспомнить об этой задаче за 1-2 дня до назначенного срока, то назначьте дату именно на тот день, когда вы хотите об этом вспомнить, а не тогда, когда она уже должна быть сделана! Например: если вам надо сделать отчет о поездке к заказчику к утру 16.03.13, то поставьте этой задаче дату 15.03.13. Тогда вы увидите эту задачу вовремя и у вас будет время сделать этот отчет.

Для установки даты для задачи - выберите эту задачу (отметьте чек-бокс слева от задачи) и далее в области отображения сведений о задаче (правый верхний блок) указываете дату. Указывать придется вручную, календаря там нет (угу... неудобно, я знаю)

После этого перемещаем ее перетаскиванием в список «!!Задачи» и до назначенного дня забываем о ней (вот тут оно и вырабатывается – доверие к системе!).

Если эту задачу не нужно выполнять к определенному сроку, но вы хотите чтобы она была у вас в фокусе (то есть на виду) – присвойте ей тэг, обозначающий что это «ближайшее действие» (у меня это тэг «.бд») и тоже перетащите в список «!!Задачи». При присвоении тэгов система подсказывает тэги по уже введенным символам (именно поэтому все мои тэги имеют префиксы, мне так удобнее).

4.      Это многошаговая задача (вот они – ПРОЕКТЫ!).

Под проектом в ГТД понимается любая задача, которая НЕ может быть выполнена за один шаг. Например – День Рождения ребенка. Или – смена резины на летнюю (вам ведь надо записаться на шиномонтаж, потом поставить себе в календарь дату, на которую вы записались, возможно еще надо купить новую резину, или проверить состояние прошлогодней…..уфф… а вы думали это элементарное дело??)

Раз у вас родился проект, нужно сделать следующее. Рассказываю на примере – я зафиксировала мысль «майские праздники».

4.1.Придумать проекту короткое емкое название (чтобы вы понимали по названию о чем идет речь). И придумать еще более короткое – такое, из которого можно сделать тэг. Для моего примера тэг будет «+май». В своей системе префиксом "+" я помечаю личные проекты, а префиксом "–" рабочие проекты.

4.2.Присваиваем этой задачке придуманный нами тэг

 

 4.3.Теперь нам нужно создать список, в котором у нас будут жить все задачки этого проекта. И делаем мы это при помощи «Умного списка». Умный список, это список, построенный на поисковом запросе. Для этого в строке поиска задаем поиск по нашему тэгу «+май». Поиск можно сделать как через форму расширенного поиска, так и просто задав в строке поиска поисковый запрос «tag:+май».

В результате мы видим список всех задач, соответствующих этому тэгу. Пока у нас только одна такая задача.

И теперь создаем сам умный список. Для этого в правом блоге выбираем вкладку «Сохранить», вводим в ней имя нашего нового проекта (с таким именем он будет отображаться в списке) и жмем Сохранить.

В результате в списке списков (в левой части экрана) у нас появляется умный список с этим именем.

Саму эту задачу переносим из списка «Входящие» в список «Проекты». Список «Проекты» - это контейнер для всех задач всех проектов. Лазать в этот список мы в дальнейшем не будем. Нам там нечего делать. С проектами будем работать исключительно через их умные списки.

4.4.Следующее что стоит сделать – определить цель этого проекта и прописать ее. Странно иметь проект без цели. Пусть она будет формальной, но будет. А лучше если вы приложите небольшие усилия и продумаете – чего же вы хотите получить в результате выполнения этого проекта. В нашем проекте пусть цель – провести майские праздники с пользой и отдохнуть. Цель – это задача, без срока, имеющая тэги «имя проекта» и специальный тэг «@цель». Этот тэг позволяет потом фильтровать эти задачи (не отображать там где не надо и отображать там где надо). Также задачу-цель помечаем вторым приоритетом, чтобы она выделялась в списке задач данного проекта и была всегда вверху (при сортировке по приоритетам)

К текущему моменту мы имеем список-«папку» для задач нового проекта и обозначенную цель данного проекта

4.5.Далее проводим мини-брейншторминг (личный, а потом еще и с заинтересованным лицом – мужем например) по определению мероприятий (задач, элементарных действий) по данному проекту. Не нужно пытаться определить все задачи. Пишем все задачи (выполнимые за один шаг). При этом можно вносить их сразу в список данного проекта. Делать это проще всего используя функцию Smart Add – умное добавление. Рядом с полем ввода (справа) можно увидеть знак вопроса – это подсказка по умному добавлению. Ключевые символы умного добавления (для начала достаточно запомнить только их):

• ^ задать дату исполнения задачи (понимает русский язык, предлагает варианты «сегодня, завтра, среда, четверг…», вводить можно в том числе и просто конкретную дату, например «^7 мая»)

• # выбрать либо список, либо тэг. При этом в виде подсказки выпадайка со списком всех ваших списков (НЕ умных) и всех ваших тэгов. Можно ввести # и выбрать список, затем еще раз ввести # и выбрать тэг

•  ! – указать приоритет

Таким образом я ввела сразу две задачи: «купить билеты», причем назначила на конкретную дату, и «написать заявление на отпуск» – ее я не стала назначать на дату, но при этом я хочу видеть эту задачу у себя в фокусе, поэтому назначаю ей тэг «.бд», то есть «ближайшее действие».

• 5.      Это регулярно повторяющаяся задача.

Регулярные задачи – это основа вашего дня. Берем эту задачу, присваиваем ей тэг, показывающий нам что это повторяющаяся задача (у меня это тэг «рутина», хотя это не вполне отображает тот смысл слова «рутина», который Аллен в него вкладывал). Некоторые повторяющиеся задачи относятся к проектам. В этом случае присваиваем заодно и тэг проекта. Присвоили тэг, потом присваиваем высший приоритет (ага, все повторяющиеся задачи имеют высший приоритет) и затем настраиваем повторяемость задачи. С этим у коровы не очень. Можно задавать такие значения (привожу примеры) «каждый четверг», «каждый 3 дня», «каждый день». Если вы хотите задать повторяемость один раз в месяц в определенное число, то надо поступить чуть хитрее. Укажите данной задаче дату исполнения – ближайшую дату, когда задача должна быть выполнена «первый» раз. И задайте повторяемость «каждый месяц». В результате эта задача будет повторяться каждый месяц в то число, которое вы установили для ближайшей даты выполнения. Сложные варианты повторяемости, типа каждый вторник, черверг и субботу – задать к сожалению невозможно. Для этого придется создать три задачи и задать для первой «каждый вторник», для второй «каждый четверг», для третьей «каждую субботу». Для меня это один из немногих критичных минусов коровы.

После присвоения всего чего нужно для повторяющейся задачи переносим ее либо в список «!!Задачи» (если она не относится к проету) либо в список «!!Проекты», если это задача по конкретному проекту

• 6.      Это событие (совещание, встреча и т.п.) жестко зафиксированное на дату и время.

Вот тут наша корова дает сбой. Можно конечно оставить это дело в корове, указав дату и время выполнения, как и для других задач, НО. Таким задачам место в календаре. А у коровы календаря нет (и похоже не будет). Поэтому берите свое совещание и вносите его в календарь, которым вы пользуетесь. И который вы регулярно просматриваете! Если забываете смотреть календарь, поставьте на это совещание напоминалку, например за 12 часов или 24… Подберите такое время напоминалки, чтобы вы увидели ее вовремя. Я для этого пользуюсь гугло-календарем. И все задачи, имеющие конкретную дату и время у меня там.

 7. 

• Это ожидание события/результата либо контроль поручения/задания. То есть нечто, что мы сами не делаем, а ждем от других или от судьбы

Такую задачу помечаем тэгом проекта, если это какое-то ожидание по проекту, ставим тэг «.ожидание»  и обязательно указываем дату, в которую мы хотим проконтролировать выполнение события/поручения. Я для себя еще завела второй тэг – «.контроль». Так я разделяю задачи, которые действительно надо проконтролировать (контроль выполнения задания) и задачи-ожидания (жду от Х материалы по системе). И потом перетаскиваем задачу либо в список «Задачи», либо в список «Проекты»

 

Таким образом по пунктам алгоритма (он только кажется большим и сложным) проходим со всеми задачам, определяем проекты, прописываем к ним цели и определяем ближайшие шаги по всем проектам, что-то откладываем в «когда-нибудь»… При этом проекты рекомендую создавать только для тех ваших идей, которые вы действительно хотите начать реализовывать. Если вы сейчас не собираетесь  заниматься этим делом/проектом/идеей – кладите в «когда-нибудь». Потом к ней вернетесь.

 

Что мы получили?

Ну вот мы разобрали все наши задачи. Это было непросто и заняло немало времени. Но я уверена что вы справились (можно делать это не за один раз, но больше чем на пару дней растягивать не рекомендую – голова снова забьется делами и вы не сможете сосредоточиться).

В результате у вас может получиться порядка 30 проектов, которые у вас в фокусе (сюда относим и рабочие проекты и личные). Отдельных задач (не проектных) – у кого как. У кого-то 20, у кого-то 100.

 

Давайте повторю ключевые моменты, важные для построения системы

1. Одинарная задача – присваиваем дату, когда мы хотим о ней вспомнить, ЛИБО устанавливаем тэг «.бд» если хотим видеть задачу в фокусе ЛИБО это повторяющаяся задача, для нее указываем повторяемость и тэг «рутина» ЛИБО это событие календаря и переносим это в календарь. Все одинарные задачи, не относящиеся к проектам живут в списке «!!Задачи»
2. Многошаговая задача, то есть проект. Проделываем все шаги по созданию проекта, его умного списка, цели и ближайших шагов. Все ближайшие шаги как и одинарные задачи либо помечаем тэгом «.бд» либо присваиваем конкретную дату. Все задачи по проектам (всем проектам!) живут в списке «!!Проекты». Нет смысла перетаскивать задачу в умный список проекта. Она и так там окажется, ведь умный список – всего лишь запомненный поисковый запрос.
3. Все, что мы не собираемся делать сейчас – в список «!Когда-нибудь». При этом всем этим задачам присваиваем тэг «.мб» (может быть)

 

 Финальный аккорд

И вот теперь – самый главный шаг в построении системы. Завершающий всю идею тэгов, которую мы тут выстроили.

Что для нас главное? Главное всегда иметь перед глазами список всех задач на сегодня и список всех задач, которые не назначены на дату, но являются ближайшим действием. То, что нужно выполнить в пределах недели (для меня ближайшее действие имеет пределы недели).

Фокус – вот главный список. И сейчас мы его построим.

Список Фокус – это конечно же «умный список», построенный на сложном поисковом запросе. Желающие изучить поисковые возможности коровы могут пройти сюда, а остальные могут просто скопировать себе в строку поиска приведенный ниже запрос. Внимание! Если вы использовали другие названия тэгов (из тех, что встречаются в запросе), то подставьте в запрос свои тэги. Красным я выделила в запросе именно тэги, чтобы вам было проще сориентироваться. Обратите внимание, тэги пишутся без кавычек

(tag: .бд AND (dueBefore: "2 days of today" OR due:never)) OR ((NOT tag: @цель AND NOT tag:.мб) AND (dueBefore: "2 days of today" ) AND NOT ((isRepeating:true AND tag: рутина) AND NOT dueBefore:tomorrow))

Что означает этот запрос, что же мы выстаскиваем?

Мы хотим видеть в фокусе все задачи с тэгом .бд (ближайшее действие), все задачи назначенные на сегодня и завтра, а также просроченные, при этом надо откинуть все задачи с тэгами @цель и .мб, а повторяющиеся задачи (рутину) показывать только сегодняшние и просроченные (завтрашние показывать не нужно).

Построили поисковый запрос. Нажали «Поиск», получили результат поиска и сохранили его как умный список с именем «Ближайшие действия» или «Фокус» (тут уж как вам угодно). Если у кого то не получилось построить этот поисковый запрос, он не сработал, список пустой и т.п. – обращайтесь. Будем разбираться индивидуально.

Теперь мы имеем тот самый список, с которым нужно работать в течение дня. Благодаря умному списку всегда, каждый день, в нем будут САМИ СОБОЙ появляться все нужные и актуальные для вас задачи. И именно вот эта перестройка моей коровы позволила мне поверить системе и пользоваться ею не напрягаясь.

Ни одна исследованная мной система не позволяет сделать такую настройку!!  И для меня именно это является плюсом, перевешивающим все минусы и сложности коровы. В других системах я должна ежедневно переносить руками задачи из списков в список Фокус, либо каждой задаче назначать дату, а это неверно в корне. Либо я буду иметь два отдельных списка – «Сегодня» (все задачи с датой на сегодня) и «Next» (все задачи без даты, являющиеся ближайшим действием).

 

На сегодня все.

В следующей серии я расскажу как поддерживать систему, ежедневный и еженедельный регламенты и немножко расскажу про свои контексты.