Ранее, когда я рассказывала про инструменты ГТД, я отмечала, что задача, имеющая конкретную дату и время исполнения должна быть внесена в календарь.
Сегодня хочу рассказать немного о том, какую дополнительную информацию по такой задаче стоит указывать, чтобы она была под рукой и не нужно было ее долго искать.
Итак, какие же собственно календарные задачи бывают. Большинство таких задач - встречи или совещания.
Внутреннее совещание
Любое совещание имеет как минимум следующие характеристики:
- Дата и время проведения
- Место проведения (в каком офисе, комната и т.п.)
- Участники совещания
- Повестка (агенда)
- Плановая длительность
Чаще всего тот, кто назначает совещание, указывает дату и время, место. Очень распространены ситуации, когда не указываются все участники совещания. Ориентироваться на адресатов письма, в котором вам прилетело приглашение на совещание, не совсем правильно. Там может не быть всех участников. Еще чаще можно встретить случаи, когда не указывают повестку совещания. В лучшем случае может быть тема совещания, а иногда и про нее забывают. Если вы столкнулись с отсутствием указанных выше параметров совещаний - не поленитесь уточнить их у организатора (и конечно же будучи в роли организатора совещания никогда не забывайте указывать все, что перечислено выше).
Когда будете вносить себе в календарь данное совещание, обязательно внесите туда все эти свойства совещания - место, участники, агенда - даже если в первичном приглашении их нет.
Внешняя встреча.
Один из основных параметров внешней встречи - это время, которое вам понадобится для того, чтобы добраться туда.
Если это место вам знакомо, вы были там не раз, то все, что вам нужно сделать, это правильно рассчитать время напоминалки (reminder) об этой встрече, если вы ими пользуетесь.
В случае, если встреча проводится в новом для вас месте (другой офис, офис заказчика и т.п.) будет полезным тут же в заметках к встрече внести для себя самого такую информацию, которая поможет быстро найти место и не опоздать:
- заранее продумайте маршрут как вам ехать
- оцените время, которое вам понадобится, чтобы добраться
- если вы едете "ногами" - впишите в название встречи в календаре название станции метро, до которой вам надо будет ехать (если конечно у вас в городе есть метро и вы поедете именно на нем 🙂 )
- телефон контактного лица
Из личного опыта - я для внешних встреч (если они в новом или редко посещаемом месте) обязательно прямо в названии задачи в календаре указываю название станции метро.
Все эти несложные советы основаны на личном опыте последних полутора месяцев.
Некоторые из вас знают, что я сменила место работы (на новое место выхожу в первых числах сентября, куда - пока секрет). И в ходе поездок по многочисленным собеседованиям я использовала все выше перечисленное.
В настоящее время моим инструментом для задач является DoIt.im (ниже я про него писала). Когда я вносила в него встречи (собеседования) я указывала в поле следующую информацию, которая меня не раз выручала:
- станция метро
- рассчет времени в дороге (с учетом того, ОТКУДА я собираюсь туда ехать)
- точный адрес
- контактное лицо и все его телефоны, которые были указаны в письме-приглашении (кстати, при просмотре с телефона номер телефона кликабелен и набирабелен)
- ссылка на вакансию (если это приглашение с hh)
Пример:
А какую информацию о встрече или совещании вносите вы?